Alapvető fontosságú, hogy szervezetünk működése rendben legyen!
A megfelelő működés egyik legfontosabb része, hogy a könyvelés létezik, a beszámolók, adóbevallások elkészültek és leadásra kerültek. A civil szervezetek beszámolóját a bíróságok honlapján már ellenőrizni tudják a pályáztató szervezetek, mert minden szervezet adata a bíróság oldalán elérhető!
Sok esetben vizsgálják mára a pályázat benyújtásakor vizsgálják, hogy nincs köztartozásunk, erről jó ha az igazolások kéznél vannak, vagy a szervezetünk be van jelentkezve a Köztartozásmentes adózói adatbázis-ba a NAV oldalán.
A szerveztünk normális működésének másik fő jele, hogy vannak megbízható eljárások, mind a döntéshozásra, mind a pénzügyek kezelésére, azaz a szervezet felelősséget tud vállalni az támogatások szabályszerű elköltéséért.
Második fontos kérdés, hogy megtörténtek-e az előkészületek!
Van egy projekt tervünk és akár csak előzetes költségvetésünk. A tervezés egyszerűnek tűnik: sok esetben a pályázók egyből az adatlapnak ugranak neki, pedig azon túl, hogy egy jó terv nélkülözhetetlen a sikeres projekt lebonyolításhoz sokszor komoly időbe kerül a tervezés. Sok ötlet hal el azon, hogy a pályázat benyújtásáig nincs idő a megfelelő dokumentumok elkészítésére, beszerzésrésre. És itt nem kell feltétlenül csak a nagy beruházásokra kell gondolni: mert ott természetesnek tűnik, hogy a szükségesek engedélyek és terek rendelkezésre állnak vagy megszerzésük folyamatban van. De az alapos költségvetéshez szükséges árajánlatok beszerzésre sem mindig egyszerű feladat.
A támogató és együttműködési nyilatkozatok rendelkezésre állnak: sok pályázathoz kellenek partnerek. Az engedélyekhez hasonlóan egy normális együttműködés kidolgozása, főleg nemzetközi partnerrel hosszú idő is lehet.
Fontos lehet továbbá, hogy a szervezetnek kidolgozott programja és munkaterve legyen, nem árt, ha van éves költségvetése, hiszen egy projekt tervezése során számolni kell az általános szervezeti költségekkel is.
Vannak információs anyagok: Pályázatok esetlen nem alapfeltétel de hasznosak a bizonyítékok a szervezet eddigi tevékenységiről, mindig pozitív lehet egy rendszeresen frissülő honlap. A pályázatok elkészítését nagyban segíti, ha rendelkezésre állnak a referenciák, a korábbi projektek alapadatai, a munkatársak önéletrajzai.
További dokumentumok: bár szépen lassan feláll a társadalmi szervezetek online nyilvántartása legyen azért kéznél a szervezet összes fontos dokumentuma: igazolás a bírósági nyilvántartásról, a bejegyzésről szóló végzés, alapító okiratok és aláírási címpéldányok, hogy ne a pályázat benyújtásának utolsó pillanataiban kelljen sorban állni a bíróságon egy-egy papír beszerzéséért.
És végül nem árt odafigyelni, arra hogy szükséges-e előregisztráció. Sokan jártak már úgy, hogy a kiválasztott pályázaton nem tudtak indulni, mert a regisztráció esetleg hónapokkal korábban lezárult.
ellenőrző lista:
rendben van a szervezet!
- könyvelés létezik
- beszámolók, bevallások elkészültek
előkészületek megtörténtek
- rendelkezésre áll:
- projekt terv és költségvetés
- engedélyek és terek
- árajánlatok
- támogató és együttműködési nyilatkozatok
fontos lehet továbbá, hogy
- Kidolgozott program, munkaterv, éves költségvetés
- Felelőséget tud vállalni a pénz elköltésének módjáért
- Vannak információs anyagok, Bizonyítékok a szervezet eddigi tevékenységiről,
- Referenciák, korábbi projektek
- Nincs köztartozás, és erről esetleg igazolások is vannak
- önerő igazolás
- ha szükséges előregisztráció akkor az megtörtént
következő részünkben: Hogyan olvassunk pályázati felhívást.
